DMS – SISTEM ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA
Šta je zapravo DMS?
Kako je proces digitalizacije poslovanja naša stvarnost, tako je i sistem za upravljanje dokumentima ono bez čega se ne može. Način na koji jedna organizacija skladišti, upravlja dokumentima i prati put kretanja dokumentacije je upravo ono što predstavlja ovaj sistem. Svaki dokument se unosi u sistem, tako da se dalja razmjena i upravljanje obavlja elektronskim putem .
Dms sistem je potreban svim kompanijama,nezavisno od njihove veličine. Korišćenjem ovog sistema vrijeme koje je potrebno za razmjenu dokumentacije svedeno je na minimum. Problem sa skladištenjem obimne dokumentacije je riješen, obzirom da se dokumentacija skladišti elektronski.
Prednosti DMS sistema:
- Sigurnost i pouzdanost sistema
- Dostupnost dokumenata 0-24
- Centralizacija podataka i dokumenata
- Štednja (vremena,papira, tonera…)
- Ekološka osvešćenost
- Visoka sigurnost kroz definisanje prava pristupa
- Vaši dokumenti su sigurniji od oštećenja i gubitka
- Integracija sa poslovnim sistemima (ERP)
- Upravljanje stanjima obrade dokumenata (verziranje)
- Dokumenti se elektronski potpisuju
Za potrebe potpisivanja dokumentacije Pošta Crne Gore izdaje napredni elektronski potpis bez medija. Period validnosti certifikata je tri godine, dok cijena po tipu certifikata iznosi 30e sa uračunatim PDV-om
- Dokumenti se vremenski označavaju
Pošta Crne Gore pruža uslugu izdavanja i korišćenja vremenskih pečata –vremenski žig
Mogućnosti DMS sistema:
Organizacija dokumenata:
- Upravljanje dokumentima
Funkcionalnosti: dodavanje dokumenata u sistem, brisanje, storniranje, izvršavanje i automatizacija procesa,arhiviranje, dodjela prava pristupa i osobnih podataka. U sistem se može unositi i razvrstavati više stotina različitih tipova dokumenata te se nad njima mogu izvršavati procesi i zadaci. Sistem se redovno ažurira i dodaju se novi tipovi dokumenata ako je potrebno.
- Unos dokumenata
Mogućnost dodavanja dokumenata u sistem na više načina (upload, drag/drop, e-mail, FTP, eračun). Može se dodati do 100 dokumenata odjednom.Sistem omogućava i primanje dokumenata mailom na unaprijed definisane adrese specifične po tipu dokumenta koje automatski čuvaju sadržaj maila i priloge u DMS.
- Pretraživanje dokumenata
Sistem omogućava brzu pretragu koja pretražuje po svim metapodacima i sadržaju dokumenta. Napredna pretraga omogućava pretraživanje po specifičnim metapodacima. U metapodatke ubrajaju se i oznake koje možete dodijeliti dokumemtima uz ostale podatke. Sve parametre napredne pretrage možete spremiti za kasnije korišćenje kako ne biste gubili vrijeme na ponovni unos.
- eArhiva
Sistem omogućava digitalno arhiviranje dokumenata sa pregledom arhiviranih dokumenata. Moguće je i filtrirati arhivirane dokumente prema različitim kriterijumima ( broj registra, naziv , naziv partnera, datum nastanka, vrijeme arhiviranja). Prilikom arhiviranja dokumenti se digiatalno potpisuju i generira se vremenska oznaka koja odgovara trenutnim standardima digitalne arhive i svim zakonskim propisima. Arhiviranje osigurava postojanje dokumenata kroz narednih 10 godina i više.
Upravljanje ulogama i zadacima:
- Upravljanje ulogama
Sistem omogućava više korisničkih uloga: Pripremaoc, Odobravalac i Arhivar. Administrator u kompaniji može u postavkama odrediti koji korisnik će dobiti koju ulogu i za koje tipove dokumenata. U sistemu postoji mogućnost odabira dokumenata kojima će korisnici moći pristupiti, mogu li vidjeti sve predmete i mogu li vidjeti sve predmete i dokumente unutar određene jedinice.
- Dodjela zadataka
Kroz dodjelu zadataka uz odobravanje je omogućeno i potpisivanje dokumenata . Postoji mogućnost dodjeljivanja zadataka ostalim korisnicima koji zadatke mogu riješiti, odbiti ili proslijediti. Zadaci se mogu dodjeljivati grupno na organizacijske jedinice i uloge ili poimenice korisnicima.
- Obavještenja
Ako je vaš kolega unio dokument u sistem koji možete pregledati ili neko čeka vaše odobrenje za dokument , o tome ćete dobiti obavještenje unutar aplikacije koja će vas tamo čekati dok je ne pročitate. Obavještenje možete dobiti i e-mailom ako ste tako odabrali u svojim korisničkim postavkama.
- Slanje dokumenata vanjskim sistemima (ERP)
Sistem omogućava prenos ugovora ili računa u ERP na dalju obradu. Takođe, može se se svaki pojedinačni dokument poslati na uvid/potpis trećoj strani koja nije korisnik DMS sistema.
Sigurnost dokumenata :
- Digitalno potpisivanje
Svaki korsinik može osobnim digitalnim certifikatom potpisati dokument . Potpisati je moguće soft certifikatima.
- Vremenska oznaka
Vremenska oznaka dodjeljuje se svakom dokumentu koji ulazi u eArhivu. Dodjelom ove oznake potvrđuje se da metapodaci i sadržaj dokumenta nisu mijenjani od kada je arhiviran.
- Dvostruka autentifikacija(2FA)
Dodatni stepen sigurnosti koji prilikom prijave u sistem za upravljanje dokumentima traži dvostruku autentifikaciju generiranjem koda na mobilnom uređaju. Mogućnost 2FA uključuje se po želji na korisničkom profilu i nije obavezna.
- Ovlašćenja prema tipovima dokumenata i prava pristupa dokumentima po nivou tajnosti
Nad svakim je pojedinim dokumentom moguće prilikom razvrstavanja (kod pregleda detalja dokumenta ) odrediti hoće li razvrstani dokument biti vidljiv svima ili samo određenim zaposlenima u kompaniji. Menadžeri u sistemu mogu definisati koji nivoi tajnosti na tipu dokumenta će određeni korisnik moći vidjeti. Nivoe tajnosti moguće je dodati kroz sifrarnik, a zadaju se direktno na dokumentu.
Kontakt za tehnička pitanja:
e-mail: postarhiv@postacg.me
Tel: : +382 67/127 – 270
